Hướng dẫn sử dụng Mailchimp làm email marketing (Free 100% – cập nhật mới)

Bài viết này Ngọc sẽ hướng dẫn sử dụng Mailchimp để làm email marketing.

Mailchimp là một dịch vụ email marketing hoàn toàn miễn phí nhưng đầy đủ tính năng cho nhu cầu thu thập email, thực hiện chiến dịch email marketing dành cho người mới.

Mailchimp là gì?

Khi làm email marketing thì chắc chắn không ai mà không biết đến cái tên Mailchimp, một dịch vụ email marketing vô cùng nổi tiếng.

Tương tự như rất nhiều công cụ email marketing khác, Mailchimp là dịch vụ dùng để thu thập danh sách email, quản lý danh sách, địa chỉ mail và tạo, gửi hàng hoạt các email tới người nhận có trong danh sách.

Ngoài ra Mailchimp còn cho phép thống kê, báo cáo hiệu quả chiến dịch email như tỷ lệ click & mở email… Hiện Mailchimp được hơn 10 triệu cá nhân và doanh nghiệp trên thế giới sử dụng.

Vì sao những blogger nên sử dụng Mailchimp?

Đầu tiên xin nhắc lại là không chỉ riêng các blogger, mà bất cứ ai cũng nếu đang cần một công cụ email marketing thì cũng nên sử dụng.

Đặc biệt Mailchimp cho phép bạn tạo tài khoản và sử dụng dịch vụ miễn phí, có gói trả phí nếu bạn muốn nâng cấp sau đó. Với kế hoạch miễn phí của Mailchimp bạn có thể xây dựng một danh sách email 2000 địa chỉ, hàng tháng có thể gửi tối đa 10.000 email miễn phí (quá ổn cho một người dùng mới)

Thời gian đầu mới viết blog Ngọc cũng sử dụng Mailchimp miễn phí và thấy rằng khá đầy đủ các chức năng cơ bản để thực hiện hoạt động email marketing mà chưa cần thiết phải nâng cấp. Sau này khi danh sách email lớn hơn và cần một số chức năng khác thì Ngọc chuyển qua GetResponse.

Hướng dẫn sử dụng Mailchimp dành cho người mới

Trong giới hạn của bài viết này Ngọc sẽ hướng dẫn sử dụng Mailchimp một cách cơ bản nhất cho bạn như tạo một tài khoản Mailchimp, thiết kế mẫu thu thập email, tạo một chiến dịch mail và gửi đến cho khách hàng… (Phần dưới cũng có video hướng dẫn chi tiết nên bạn nhớ tham khảo)

1. Tạo tài khoản Mailchimp miễn phí

Để bắt đầu bạn cần đăng ký một tài khoản tại Mailchimp bạn cần truy cập trang chủ của Mailchimp tại đây. Nhấn nút “Sign Up Free”

Tiếp theo bạn điền các thông tin như địa chỉ email, username, password vào.

Như vậy mới hiệu quả và chuyên nghiệp, không ai dùng gmail làm địa chỉ gửi email marketing cho khách hàng cả. Cách tạo email theo tên miền riêng với Gsuite bạn có thể xem hướng dẫn ở bài này, hoặc tạo email tên miền riêng miễn phí với Yandex ở bài này.[/note]

Sau đó bạn cần kiểm tra email để xác nhận, Mailchimp sẽ gửi cho bạn một email như ảnh dưới. Bạn click nút “Activate Account” nhé

Sau đó bạn sẽ được chuyển sang một trang mới, tạo đây click vào “I’m Not A Robot”

Ok bây giờ chọn mục “FREE” bạn sẽ thấy thông báo rằng với kế hoạch này bạn có thể xây dựng một danh sách email với tối đa 2000 contacts và gửi được 10.000 email/tháng. Nhấn nút “Complete”

Bây giờ Mailchimp sẽ yêu cầu bạn hoàn tất một số thông tin tài khoản, bạn cứ thực hiện theo trình tự nhé.

Ok như vậy là bạn đã có một tài khoản MailChimp rồi, bây giờ hãy thực hiện các bước tiếp theo nhé.

2. Thêm danh sách email vào danh sách (email list)

Mặc định với tài khoản miễn phí ở Mailchimp bạn sẽ chỉ có một danh sách email mà thôi. Danh sách này khi bạn tạo tài khoản ở bước trên Mailchimp sẽ tạo ra tự động cho bạn.

Ở bước tạo tài khoản bạn sẽ được Mailchip đưa đến nơi “Add your contacts” bạn có thể “click ngay “import from a file” để thêm danh sách email khách hàng vào nhé. Còn nếu không muốn thêm ở bước này thì bạn cứ bỏ qua bằng cách nhấn vào dòng chữ “I’ll do this later”

Nếu bạn muốn thêm ngay danh sách ở bước này thì sẽ có 3 cách:

• Nhập danh sách bằng cách tải file CSV vào
• Nhập thủ công bằng cách copy/past từng địa chỉ email
• Hoặc nhập thông qua các dịch vụ khác như Google Drive, Zoho… (tức là chuyển từ dịch vụ email khác sang Mailchimp)

Hình dưới là cách mà bạn nhập danh sách email bằng cách tải lên file dạng CSV.

Hoặc cách nhập thủ công như ảnh dưới.

3. Xác thực tên miền với mailchimp

Như đã nói ở trên trong mục tạo tài khoản mailchimp, khi làm email marketing để tăng hiệu quả cũng đảm bảo sự chuyên nghiệp thì chúng ta nên dùng email tên miền riêng. Khi dùng email tên miền riêng & xác thực tên miền này với mailchimp thì các email sau này bạn gửi đi sẽ không bị đưa vào mục spam từ đó hoạt động làm email marketing cũng hiệu quả hơn nhiều.

Mailchimp cũng khuyến kích và yêu cầu bạn nên xác minh email tên miền riêng, Ngọc sẽ hướng dẫn bạn như sau. Trước hết ở trong dashboard của Mailchimp vào mục “Brand” -> “Manage Domains”

Trong khu vực “Domains Overview” -> Nhấn nút “Verify Domain”

Bây giờ bạn hãy nhập địa chỉ email tên miền của bạn vào nhé. Nhấn nút “Send Verification Email”

Ngay sau đó bạn sẽ nhận được mã xác nhận gửi vào email. Copy mã này nhé!

Quay về Mailchimp dán mã xác minh vào và nhấn “Verify”

Thông báo xác minh thành công như hình dưới.

Như vậy bạn đã verify xong domain, tuy nhiên để hoạt động gửi thư đảm bảo hơn nữa bạn nên thực hiện một bước nữa đó là xác thực DKIM và SPF (hiểu đơn giản là để đảm bảo email của bạn uý tín được gửi từ doamin cụ thể, sẽ không bị các bộ lọc đưa vào mục Spam)

Khi xác thực thành công email gửi đến sẽ có dòng xác thực bằng domain như hình dưới đây.

Để tiến hành xác thực DKIM và SPF bạn vẫn vào “Brand” -> “Manage Domains” -> nhấn chữ “Authenticate” ở dòng tên miền.

Ngay sau đó Mailchimp sẽ cho bạn 2 thông số record là CNAME và TXT (như ảnh dưới)

Bây giờ bạn hãy quay về dịch vụ quản lý DNS của tên miền mà bạn đang sử dụng, sau đó thêm 2 record. Ví dụ ở bên dưới Ngọc dùng Clouflare để quản trị DNS tên miền thì sẽ thêm 2 record dưới đây.

Sau đó bạn quay về Mailchimp nhấn chữ “Authenticate Domain” và nếu báo như hình bên dưới là thành công rồi nhé.

Lưu ý:Sau khi thêm record có thể sẽ mất đến 24-48 giờ để mailchimp thu thập DNS vì vậy bạn có thể để đó và quay lại nhấn Authenticate sau nhé!

Như vậy là xong rồi, ở phần sau khi tạo chiến dịch email bạn có thể dùng mail tên miền riêng để gửi nhé.

**Bạn cũng có thể dành thời gian xem video hướng dẫn bên dưới đây về cách sử dụng MailChimp nhé!

4. Tạo danh sách email & biểu mẫu đăng ký email

Khi nói đến việc làm email marketing thì danh sách email là điều bắt buộc bạn sẽ cần phải có. Danh sách email chính là nơi chứa tất cả các địa chỉ email mà bạn thu thập được. Bạn có thể tạo ra nhiều danh sách email khác nhau cho nhiều mục đích, ví dụ danh cho việc gửi tin tức hàng ngày & danh sách để thực hiện một chiến dịch bán hàng ngắn hạn…

Mà để đưa được email của khách hàng vào danh sách thì bạn sẽ cần một biểu mẫu thu thập địa chỉ email (gọi là Signup form). Tóm lại bạn cứ hiểu đơn giản signup form là cổng để khách hàng nhập email vào, còn danh sách email là nơi chứa địa chỉ email.

Trong Mailchimp để quản lý danh sách email bạn vào menu “Audience” -> Manage Audience” -> “View audience” để xem tất cả các danh sách email hiện có.

Đối với tài khoản miễn phí Mailchimp sẽ giới hạn chỉ có 1 danh sách email, nếu muốn tạo thêm danh sách mail thì bạn cần phải nâng cấp nên gói trả phí.

Bây giờ để tạo biểu mẫu đăng ký email cho danh sách thì bạn chỉ cần click vào”Stats” -> “Signup forms” như hình dưới.

Ngay sau đó Mailchimp sẽ cung cấp cho bạn 4 cách tạo form như hình bên dưới:

• Forms builder (1): Xây dựng, thiết kế, dịch form đăng ký và email phản hồi
• Embedded forms (2): Tạo mã HTML để nhúng form đăng ký vào trang web hoặc blog.
• Subscriber popup (3): Thiết kế một form đăng ký dạng pop-up có thể nhúng vào trang web bất kỳ.
• Form integrations (4): Tạo form đăng ký sử dụng một trong các liên kết có sẵn của MailChimp.

Ngọc sẽ hướng dẫn bạn tạo bằng lựa chọn số 1 là Form builder nhé. Vì đây là mục cơ bản cung cấp cho bạn tất cả những công cụ để thiết kế nên một biểu mẫu đăng ký email hoàn chỉnh.

Với lựa chọn này sau khi thiết kế xong form, bạn sẽ được cung cấp 1 đường link dẫn tới trang đăng ký để mọi người có thể subscribe vào danh sách email của bạn. Ngoài ra, một số plugin tạo popup, plugin Email Marketing sẽ sử dụng trực tiếp form này để hiển thị cho người dùng.

Bạn thao tác như hình trên, nhấn vào mũi tên xổ xuống ở mục “Signup forms” để chọn từng phần của một mẫu. Ngọc thấy có 1 số trang quan trọng như phần Ngọc khoanh đỏ ở hình trên, ví dụ mẫu đăng ký “Signup form” hay trang “Confirmation thank you page” sẽ cần được tạo sao cho bắt mắt 1 chút.

Giải thích ý nghĩa các trang trong phần Ngọc khoanh đỏ như hình trên:

• Signup form: Bao gồm nội dung chính của mẫu đăng ký (quan trọng)
• Signup form with alert: Mẫu đăng ký kèm theo những thông báo lỗi khi thiếu nội dung bắt buộc như: chưa nhập email hoặc gõ sai email.
• reCAPTCHA confirmation : Nội dung phần xác nhận là người thật chứ không phải công cụ tự đăng ký.
• Confirmation thank you page: Trang xác nhận đã đăng ký email thành công (quan trọng)
• Final welcome email: Email cảm ơn và xác nhận việc đăng ký thành công.

Ok bây giờ để tiết kiệm thời gian cho việc thiết kế form đăng ký bạn có thể chuyển qua tab “Translate it” sau đó chọn ngôn ngữ “Vietnamese” để dịch sang tiếng Việt trước nhé!

Rồi bây giờ bạn có thể vào tab “Build it” để thiết kế các trường (Field) cho mẫu đăng ký nhé.

Một mẫu đăng ký thường gồm 3 thông tin cơ bản nhất đó là: địa chỉ email (Email Address), tên (First Name). Kinh nghiệm Ngọc thấy chúng ta chỉ cần địa chỉ email và tên thôi là đủ rồi.

Để thêm màu sắc, thay đổi fornt chữ thiết kế đẹp hơn cho form email thì bạn chuyển qua tag Design it. Mỗi lần chỉnh sửa Mailchimp bạn nhấn “Save Field” nhé.

Tương tự như vậy bạn có thể thiết kế cho các trang khác ví dụ như Confirmation thank you page.

5. Tích hợp biểu mẫu đăng ký email vào wordpress (bằng plugin)

Ở bước trên bạn đã tạo được form đăng ký email trong tài khoản Mailchimp rồi, bạn có thể lấy đoạn mã code chèn vào nơi nào bạn muốn ở trên website WordPress.

Nhưng Ngọc khuyên bạn nên tích hợp form này bằng plugin, vừa đơn giản, vừa có được những biểu mẫu thu thập email rất đẹp mắt chuyên nghiệp.

Nói đến plugin nào có thể hỗ trợ tích hợp biểu mẫu đăng ký email từ Mailchimp thì có rất nhiều, từ miễn phí đến trả phí. Ngọc sẽ đề xuất cho bạn 2 plugins dưới đây miễn phí 100% luôn nhé.

• MailChimp Forms by MailMunch: hỗ trợ tự động chèn form vào nội dung bài viết, sidebar, popup toàn trang, top menu bar, Scrollbox. Nên dùng!
• MailChimp for WordPress: tạo widget subscribe, checkbox đăng ký khi comment.

Ngọc sẽ hướng dẫn bạn tích hợp biểu mẫu thu thập email bằng plugin MailChimp Forms by MailMunch

Trước hết hãy cài plugin này và kích hoạt nó lên nhé. Sau đó vào “MailChimp” -> “Forms” để kết nối với tài khoản MailChimp của bạn bằng tên đăng nhập và mật khẩu nhé.

Tiếp theo bạn sẽ được yêu cầu chọn một danh sách email, tuy nhiên vì bạn đang dùng MailChimp miễn phí nên chắc chắn cũng chỉ có 1 danh sách email thôi nên khỏi chọn. Nhấn chữ “skip this and create a form” để sang bước tiếp theo.

Click tiếp “New Form”

Tùy theo nội dung hoặc vị trí bạn muốn chèn form đăng ký mà chọn loại biểu mẫu phù hợp. MailMunch cũng hỗ trợ các loại khác nhau như: Popover (pop up toàn trang), Embedded (chèn vào nội dung bài viết), Topbar (menu phía trên cùng webiste), Scrollbox, Sidebar, Cover

Ở đây đơn giản nhất Ngọc sẽ chọn Popover, để khi người dùng truy cập website/ blog thì sẽ hiện nên 1 popup. Click chọn kiểu ở bên dưới.

Đặt tên cho form, nhấn “Start Building”

Tiếp theo bạn có thể:

• Chỉnh sửa nội dung text ở mục Message.
• Tới Appearance để chọn màu, kích thước, hiệu ứng cho form.
• Fields thêm trường, sắp xếp thứ tự của chúng. Thông thường chỉ cần địa chỉ email hoặc thêm First Name.

Lựa chọn xuất bản form với dịch vụ MailChimp.

Chọn danh sách email bạn mốn kết nối. Nhấn “Next”

Ok nhấn “Finish” để hoàn thành!

Bây giờ quay lại mục cài đặt plugin trên website bạn sẽ thấy xuất hiện ngay mục hỏi yêu cầu đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản MailMunch. Nếu chưa có tài khoản thì chỉ cần chọn “Create Account”, điền thông tin để tạo tài khoản mới là được.

Ok, bây giờ truy cập website bạn sẽ thấy một form đăng ký email hiện ra rất đẹp mắt như thế này.

Khi người dùng nhập email, tên của họ vào và nhấn đăng ký thì email này sẽ nằm trong danh sách trong tài khoản MailChimp của bạn. Tiếp theo bạn sẽ tìm hiểu cách để tạo một chiến dịch email gửi đến cho khách hàng nhé.

6. Cách tạo một chiến dịch email gửi đến khách hàng

Khi đã có một số lượng địa chỉ email đăng ký nhận tin thì việc của bạn là gửi email cho họ để thông báo blog có bài mới, gửi chương trình khuyến mãi, thông báo tin tức cho đọc giả… Nếu làm việc này thường xuyên không những bạn tạo sự gắn kết với đọc giả mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc của bạn nữa.

Để bắt đầu tạo một chiến dịch gửi thư bạn chọn Campaigns -> Create Campaign

Một popup hiện ra bạn chọn mục “Email”

Nếu bạn chỉ muốn gửi theo cách thông thường như (thông báo, bản tin, khuyến mãi,…) thì chọn Regular (hình thức gửi email thông thường hàng ngày theo định dạng chữ văn bản hoặc HTML).

Nhập tên chiến dịch mail vào ô “Campaign Name” –  tên này không phải là tiêu đề thư mà chỉ là để phân biệt các chiến dịch thôi nên bạn nhập sao để nhớ và phân loại là được. Nhấn “Begin”

Ngoài ra còn một 2 lựa chọn khác:

• Plain-text campaign: Hình thức gửi email chỉ với đinh dạng văn bản thô sơ

• Automated campaign: Gửi chuỗi email tự động. Thích hợp dùng cho việc tạo bản tin tự động gửi các bài mới trên website cho khách (Ngọc sẽ hướng dẫn ở bên dưới)

Ok bạn sẽ được chuyển sang trang mới ở đây bạn sẽ phải lần lượt hoàn thành các mục nhứ:

• From: Nhập thông tin tên và địa chỉ email người gửi
• Subject: Nhập tiêu đề email
• Content: Nội dung email

Dưới cùng cũng có phần link email xem trên giao diện web và chia sẻ email lên các mạng xã hội.

Trong phần “From” nhập xong như hình dưới nhấn “Save”

Trong phần “Subject” nhập tiêu đề chính và tiêu đề phụ cho email, xong cũng nhớ nhấn “Save” lại nhé

Trong phần “Content” bạn chọn một template (mẫu email). Đơn giản nhất cứ chọn “Simple Text”

Bây giờ bạn muốn sửa thành phần nào trong email thì nhấp vào chỗ đó trong ô bên tay trái, sau đó sửa nội dung bên ô tay phải theo ý của bạn. Trong nội dung email thì phần quan trọng nhất là chữ, bạn cứ viết đơn giản rõ nghĩa hạn chế dùng nhiều hình ảnh. Nói chung email càng đơn giản càng tốt để tránh bị đưa vào spam hoặc quảng cáo.

Sau khi hoàn thành bạn nhấp “Save & Close” và nhấn “Continue”

Tiếp theo bạn có thể gửi thử email đến một địa chỉ nào đó để xem trước, khi ok rồi thì nhấn “Send” để gửi đến toàn bộ danh sách.

Báo gửi thành công chiến dịch mail như hình dưới.

Email đến hộp thư của khách hàng nhìn sẽ như thế này!

Quay về “Campaigns” bạn có thể xem được tỷ lệ mở, tỷ lệ click của chiến dịch email. Để xem chi tiết các thống kê khác click vào nút “View Report” tương ứng trong từng chiến dịch.

7. Thiết lập chiến dịch email tự động trong MailChimp bằng RSS Feed

Chức năng gửi email tự động của MailChimp qua nguồn cấp dự liệu blog (RSS Feed) là cách để bạn có thể thông báo các bài viết cập nhật mới theo một lịch trình cụ thể.

Ví dụ bạn cài đặt chế độ mỗi sáng thứ 4 vào lúc 10h Mailchimp sẽ gửi một email thông báo cho tất cả những người đã đăng ký email, trong email có link của các bài viết mới mà bạn cập nhập trong tuần vừa qua. Đó chính là cách hoạt động của chiến dịch gửi email tự động trong MailChimp thông qua RSS Feed.

Để thiết lập bạn vào “Automate” -> “Email”

Tiếp theo bạn chọn mục “Share blog update”

Nhập tên chiến dịch, chọn danh sách email muốn gửi đến (tài khoản free chỉ có 1 danh sách nên khỏi chọn)

Ở trang tiếp theo bạn cần nhập đường dẫn RSS Feed. Thông thường sẽ là http://tenmiencuaban.com/feed

Sau đó bạn có thể lên lịch gửi email hàng ngày, hàng tuần…lúc mấy giờ. Ở đây Ngọc sẽ lên lịch cập nhật email hàng tuần vào thứ 3 lúc 10h sáng.

Để mặc định nhấn “Next”

Tiếp đến, bạn có thể nhập tên chiến dịch trong ô Campaign name. Các mục còn lại MailChimp đã tự động điền sẵn rồi, hoặc bạn cũng có thế thiết lập theo ý riêng. Kinh nghiệm bạn có thể nhập các thông tin hoàn toàn tương tự như một chiến dịch thông thường nhưng cần từ ngữ mang tính tổng hợp hơn vì đây là gửi thông báo theo nguồn cấp RSS.

Sau đó bạn có thể chọn bất kỳ template nào cho chiến dịch này nhưng cần lưu ý phần nội dung, cần chọn content có hỗ trợ RSS. Cụ thể ở đây là RSS Header và RSS Items.

Sau khi kéo thả sang bên nội dung email bạn sẽ có 2 RSS Header và RSS Items như hình dưới

Bạn cũng có thể nhấn vào mục “Preview and Test” để xem trước và gửi thử nhé!

Nếu ok rồi thì ở bước cuối cùng chọn “Start RSS” để lưu chiến dịch hoặc “Send now and start RSS campaign” để gửi thư đi ngay lập tức cho lần này.

Ok như vậy là xong bây giờ hàng tuần cứ đúng ngày, đúng giờ là MailChimp sẽ gửi một email đến danh bạ tổng hợp các bài viết mới nhất được cập nhật bằng cách lấy từ dữ liệu RSS của blog.

Ngoài ra bạn cũng có thể tạo các email tự động khác như:

1. Welcome New Subscribers: Gửi email chào mừng sau khi người dùng đăng ký vào danh sách
2. Educate Subscribers: Tạo chuỗi email chăm sóc và bán hàng cho danh sách email (cần nâng cấp trả phí)
3. Say “happy birthday”: Tạo ra một email tự động gửi đến khách hàng đúng ngày sinh nhật

Lưu ý: Kế hoạch miễn phí của MailChimp chưa cho phép chúng ta tạo ra một kịch bản (chuỗi) email gửi theo ngày cụ thể, bạn cần nâng cấp lên gói trả phí mới dùng được.

Lời kết:

Trên đây là tất cả những kiến thức Ngọc hướng dẫn sử dụng Mailchimp cơ bản nhất dành cho bạn. Với dịch vụ Mailchimp miễn phí Ngọc chắc chắn rằng bạn có thể hoàn toàn thực hiện được hoạt động email marketing một cách dễ dàng mà không kém phần chuyên nghiệp. Tuy nhiên nếu muốn có thêm các tình năng cao cấp hơn thì bạn cũng có thể nâng cấp lên gói trả phí ví dụ để sử dụng chức năng Autoresponder (tự động gửi email khi có người đăng ký vào danh sách).

Điểm yếu duy nhất của MailChimp đó là hầu hết email gửi đi từ MailChimp (tài khoản trả phí hẳn hoi) đều vào thẳng tab Promotion (quảng cáo) của Gmail, dù cho Ngọc đã thử tối ưu rất nhiều, kể cả gửi email chỉ toàn chữ. Đó là lí do sau này Ngọc đã chuyển từ MailChimp sang GetResponse

• Hướng dẫn sử dụng GetResponse đầy đủ nhất dành cho người mới (cập nhật giao diện mới)

Nếu bạn thấy thích bài viết này thì hãy giúp Ngọc chia sẻ hoặc gửi nó đến với những người cần một dịch vụ email marketing bạn nhé!